Datenschutzerklärung für NotarySwiss

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie NotarySwiss (nachfolgend «wir», «uns» oder «Plattform») personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie unsere Website nutzen oder unsere Dienstleistungen im Bereich notarieller Vorbereitung und Dokumentenorganisation in Anspruch nehmen.

Wir orientieren uns am schweizerischen Datenschutzrecht sowie – soweit anwendbar – an der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Der Schutz personenbezogener Daten und eine transparente Bearbeitung sind uns besonders wichtig.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung:

NotarySwiss
Zürich, Schweiz
E-Mail: info@notaryswiss.biz

Für Fragen oder Anliegen im Zusammenhang mit dieser Datenschutzerklärung können Sie uns jederzeit kontaktieren.

3. Erhobene personenbezogene Daten

Wir verarbeiten jene Daten, die für die Vorbereitung notarieller Unterlagen, die Kommunikation und den Betrieb unserer Website erforderlich sind. Dazu zählen:

Stammdaten: Name, Vorname, Anrede, Rollenbezug.
Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postadresse.
Dokumentenbezogene Informationen: Inhalte zu Unterlagen, die für notarielle Vorgänge notwendig sind.
Kommunikationsdaten: Inhalte aus E-Mails, Formularen oder persönlichen Rückmeldungen.
Vertrags- und Leistungsdaten: Pakete, Leistungsumfang, interne Dokumentationsschritte.
Technische Daten: Logfiles, gekürzte IP-Adressen, Gerätetyp, Browser, Zugriffsdaten.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Vorbereitung notarieller Unterlagen: Strukturierung, Einordnung und Dokumentation relevanter Informationen.
Kommunikation: Beantwortung von Anfragen, Terminabsprachen und Rückmeldungen.
Vertragsabwicklung: Durchführung gebuchter Leistungen und interne Dokumentation.
Websitebetrieb: Sicherstellung eines stabilen, funktionalen und transparenten Online-Angebots.
Organisation: Nachvollziehbarkeit interner Abläufe und notwendiger Arbeitsschritte.
Rechtliche Pflichten: Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Auskunftspflichten.

5. Rechtsgrundlagen

Vertrag und vorvertragliche Massnahmen: Wenn wir Daten zur Erfüllung eines Mandats benötigen.
Einwilligung: Wenn Sie Daten freiwillig angeben oder in bestimmte Verarbeitungsvorgänge einwilligen.
Berechtigte Interessen: Stabiler Betrieb der Website, Optimierung unserer Abläufe.
Gesetzliche Vorgaben: Wenn eine Verarbeitung zwingend vorgeschrieben ist.

6. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe erfolgt nur dann, wenn dies notwendig ist, ausdrücklich vereinbart wurde oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

Interne Mitarbeitende: Zur Ausführung von Leistungen und organisatorischen Aufgaben.
Technische Dienstleister: Hosting, Kommunikation, IT-Sicherheit und Support.
An beteiligte Stellen: Nur, wenn es im Rahmen eines notariellen Prozesses erforderlich ist und vorab abgesprochen wurde.
Behörden: Ausschliesslich bei gesetzlicher Verpflichtung.

7. Hinweise zur DSGVO

Für Personen mit Wohnsitz im EWR gelten zusätzlich die Bestimmungen der DSGVO. Diese beinhalten nachfolgende Rechte:

Auskunftsrecht
Recht auf Berichtigung
Recht auf Löschung
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit
Widerspruchsrecht

8. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website kann Cookies nutzen, um Funktionalitäten, Stabilität und benutzerfreundliche Abläufe zu ermöglichen.

Notwendige Cookies: Grundfunktionen der Seite.
Funktionale Cookies: Speicherung von Einstellungen oder Präferenzen.
Analyse-Cookies: Anonyme oder pseudonyme statistische Nutzungsdaten.

9. Speicherdauer

Anfragedaten: Speicherung über einen Zeitraum, der eine vollständige Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit ermöglicht.
Kundendaten: Speicherung gemäss gesetzlichen oder projektbezogenen Anforderungen.
Technische Daten: Löschung nach Wegfall des Zwecks.

10. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben – abhängig von geltendem Recht – verschiedene Rechte im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten.

Auskunft: Sie können erfahren, welche Daten wir über Sie speichern.
Berichtigung: Sie können falsche oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
Löschung: Unter bestimmten Umständen können Sie die Löschung verlangen.
Einschränkung: Auf Wunsch kann die Verarbeitung eingeschränkt werden.
Widerspruch: Gegen bestimmte Bearbeitungen kann widersprochen werden.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen ein, um personenbezogene Daten zu schützen und unberechtigte Zugriffe zu verhindern. Diese Massnahmen werden regelmässig geprüft und weiterentwickelt.

12. Internationale Datenübertragung

Wenn externe Dienstleistende im Ausland eingesetzt werden, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher, beispielsweise durch vertragliche Garantien oder anerkannte Schutzmechanismen.

13. Kontakt

NotarySwiss
Zürich, Schweiz
E-Mail: info@notaryswiss.biz

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Es gilt stets die aktuelle Version, die auf dieser Website veröffentlicht ist.